Ants Tech Recruiters maxar som lärande organisation

Utbildning i en hög rekryteringstakt

Ants befinner sig på en stark tillväxtresa. På bara 3 år har företaget vuxit från 40 till 140 medarbetare. Som lärande organisation innebär den höga rekryteringstakten också ökade utbildningstillfällen.

Tidigt i resan uppkom behovet av automation för att underlätta och skala processer. Detta för att möta de förväntningarna på ett enhetligt, proffsigt och strukturerat utbildningserbjudande. Det var viktigt att hitta en stabil lösning som fungerade över tid och som kunde stötta även framtida tillväxt.

Fysiska utbildningar ohållbart när medarbetarna blev fler

Många utbildningar och informationsträffar hölls till en början i klassrumsmiljö. När organisationen så småningom växte på fler orter och remote blev fysiska utbildningar ohållbara. Utöver logistiska problem så blev det även svårt att följa upp på utbildning och deltagare i större skala.

Manuell admin och uppföljning

Antalet utbildningar och medarbetare gjorde tillslut manuella processer ohållbara. Att registrera kursdeltagare i Excel-listor gjorde det svårt att hålla koll på ombokningar. Även självrapportering visade sig vara utmanande. För kursutvärderingar användes Google-formulär, vilket gav begränsad möjlighet att följa upp på och dela resultaten med utbildarna. Anteckningar och action points gjordes i lokala Word-dokument.

Manuella processer slukade allt mer tid och resurser. Ants Learning & Development Coordinator arbetade uteslutande med admin.

De manuella verktygen gav begränsad tillgång till data och möjlighet till uppföljning. Det var dessutom svårt att hitta kontinuitet och att skapa rutiner, särskilt då personalstyrkan växte. Till följd glömdes moment emellanåt bort och många insatser kopplat till utbildning skedde ad hoc. ‍

Tillgodose flera olika kompetensbehov samtidigt

I en växande organisation finns många olika kompetensbehov. Alla medarbetare är i olika stadier av anställningsresan, livet och karriären. Exempelvis så behöver nyanställda helt andra utbildningar och resurser än de som arbetat i flera år. Dessutom blandas individer med mångårig erfarenhet med nyexaminerade.

I takt med organisationens mognad uppkom dessutom nya kompetensbehov. Ants är aktiv inom en snabbt föränderlig bransch. Viktigt är då att prioritera rätt och att försäkra sig om att kompetensstrategier linjerar med organisationens övergripande mål.‍

Många utbildningar, men ingen central samlingsplats

Trots ett rikt utbildningserbjudande så saknades en central samlingsplats för kurser och lärmaterial. För att bättre uppmuntra till egna utbildningsinitiativ krävdes en plats dit medarbetare kunde vända sig för såväl schemalagt som spontant lärande.

Intranätet en svårnavigerad informationsplats

Ants intranätet var en samlingsplats för stöddokument. Där fanns såväl riktlinjer, guider och FAQ som kompletterande före- och eftermaterial till utbildningarna. Mängden material gjorde så småningom intranätet svårnavigerat och ostrukturerat. Det blev allt svårare att hitta rätt information och ibland användes dokumenten felaktigt. Med tiden blev dessutom admin allt mer tidskrävande och det blev svårt att bibehålla samma höga kvalitet.

Brist på struktur när organisationens ämnesexperter blev fler

Ants är en lärande organisation som inkluderar sina ämnesexperter i utbildning. De ges bland annat möjlighet att själva hålla i kurser och dela sin kunskap. I takt med att organisationen växte involverades därför allt fler i processen. Samtidigt fanns förväntningar på ett högkvalitativt utbildningserbjudande.

För att lyckas krävdes struktur och kommunikation. Ämnesexperter behövde enkla arbetsprocesser och tydlig information kring ansvarsområden och kunskapsmål. Annars riskerade flera medarbetare att ta sig an liknande uppgifter och att göra dubbelt arbete. Brist på struktur riskerade att påverka kvaliteten på utbildning.

Skalbara utbildningsformat ökar kapaciteten

Att utbilda digitalt i Learnster’s LMS skapar möjligheten att nå ut till fler. Genom att ompaketera innehållet från fysiska utbildningar till digitala schemalagda utbildningar och e-learnings kan fler medarbetare delta. Utbildningarna blir remote-anpassade med tydligare lärandeflöden.

E-learnings möjliggör även att korta ner innehållet och att göra utbildningar mer koncisa. Utbildare slipper dessutom förberedelser och återkommande kurstillfällen, vilket frigör tid till uppföljning, kvalitetssäkring och att skapa fler utbildningar.

Automatiserade processer minskar behovet av manuell admin

Med hjälp av Learnsters regler för automation har många processer automatiserats. De innefattar exempelvis utskick av före- och eftermaterial, påminnelser och utvärderingar.

Det smarta författarverktyget har även effektiviserat kursskapandet. Genom att kunna samla allt kursmaterial på en och samma plats blir det mer lätthanterligt. Utbildningar, kursmoment och mallar kan då dupliceras istället för att manuellt göras om på nytt.

En intern utbildningsakademi skapar struktur och boostar motivationen

Idag finns den interna utbildningsakademin Techrek Academy. Det är en central samlingsplats för såväl obligatoriska som valbara utbildningar, uppbyggd med hjälp av Learnsters Katalogfunktion.

Ökad tillgänglighet gör att medarbetare på eget initiativ kan uppsöka kurser och fördjupa sig inom ämnen. Det fungerar som en kvalitativ utbildningsplan där varje medarbetare kan följa sin egen utveckling, avklarade moment och nästa steg. Teamchefer får på så sätt också en bättre överblick samt möjlighet att planera och följa upp på utbildning.

Akademin skapar även bättre struktur och tydligare ordning. Utbildningar kategoriseras inom exempelvis roll, senioritet och hur länge någon arbetat på Ants. Supporterande material är idag del av kursflödet, istället för som enskilda dokument. Med hjälp av design-element blir utbildningserbjudandet företagsanpassat och enhetligt.

Framåt är ambitionen att utöka akademin med olika inriktningar såsom individuella karriärmål och intresseområden. Innehållet baseras på önskemål från såväl medarbetare som ämnesexperter, med fokus på medarbetarresan.

Blandade lärmiljöer tillgodoser flera olika kompetensmål

Med blandade lärmiljöer maxar Ants möjligheterna för kunskapsdelning och lärande.

Utbildning som inte behöver vara lärarledd paketeras som e-learnings som kan slutföras i mån av tid. Formatet används ofta för introduktioner och teoretiska kurser. Under schemalagda utbildningar erbjuds teori, fördjupningar och diskussion inom såväl compliance som valbara ämnen eller påbyggnadskurser. För att täcka de dagliga kompetensbehoven används microlärande i form av lättillgängliga resurser och stöddokument.

Tillsammans skapar de olika lärmiljöerna en helhetslösning som täcker flera olika kunskapsbehov och kompetensmål.

Lärandet sker på medarbetarnas villkor

Alla har olika behov och lär sig på olika sätt. Med blandade lärmiljöer skapas format som passar varje medarbetare. Variationen av text, bilder, videos och onlinemöten gör dessutom lärandet mer lustfyllt och engagerande. Med Learnster kan dessutom lärandet ske var och när som helst. Medarbetarna kan då själva fördela sin tid och bestämma när de vill eller kan gå en utbildning.

Alla lärresurser samlade på en plats

Som komplement till utbildningsakademin finns en parallell samlingsplats för information och stöddokument. Genom Learnster Resources blir artiklar, guider, manualer och videos kategoriserade och sökbara. Detta för att underlätta snabbt och behovsdrivet lärande inom hela organisationen.

Via Learnster Resources delas dessutom riktlinjer för chefer, utbildare och ämnesexperter. Där finns mallar och guider såsom ”Förväntningar på dig som utbildare” och ”Hur du som chef följer din medarbetares lärresa”.

Förbättrad struktur underlättar dessutom admin. Learnster Resources har därför ersatt det tidigare intranätet med dess begränsade kapacitet.

Idag hänvisas medarbetare endast till Learnster. Att ha både kurser och stöddokument på en samlad plats gör att medarbetare hittar rätt information på en gång. På så sätt undviks externa, eventuellt mindre lämpliga, informationskällor.

Användarvänlighet i världsklass gör att hela organisationen kan bidra till utbildning

Learnsters användarvänlighet underlättar inte bara för den som ska lära sig. Även de som skapar, administrerar eller håller i utbildningar upplever klara fördelar med plattformen.

Med författarverktyget kan alla bygga kurser. Det intuitiva drag-n-drop-gränssnittet gör det enkelt att skapa utbildning, oavsett tidigare erfarenhet.

Learnsters dynamiska administratörsroller ger varje administratör och utbildare rättigheter anpassade för just sitt ansvarsområde. Ämnesexperter bjuds in till att skapa, uppdatera eller äga utbildningar. På så sätt skapas fler organiserade tillfällen för kunskapsdelning. Innehållet kvalitetssäkras då ämnedexperter granskar och fångar upp det som saknas. Teamchefer ges möjlighet att följa upp på medarbetarnas lärresor i syfte att ge bättre coaching.

Genom att involvera hela organisationen får Ants löpande tips och feedback kring kunskapsbehov och prioriteringar. Insikterna är värdefulla när det kommer till att utveckla och skräddarsy intern utbildning. Nu produceras mer lärmaterial baserat på exempelvis roller och senioritet.

Personlig coaching och ett nätverk för lärande organisationer

Implementeringen av Learnsters LMS var ett nära samarbete mellan Learning & Development-teamet på Ants och Learnsters Customer Success-team. Genom skräddarsydda anpassningar, utbildningar och grundliga förberedelser kunde större problem undvikas vid lanseringen.

Idag har Ants och Learnster en fortsatt tät dialog. Under regelbundna träffar delas såväl upplevelser och feedback som praktiska tips och råd inför kommande projekt. Learnsters Support finns dessutom tillgänglig vid behov.

Genom Learnster har Ants kommit i kontakt med liknande organisationer. Inom nätverket delas best practices och tankar kring gemensamma utmaningar och möjligheter.

Skalbara utbildningsinsatser - nu kan fler delta i utbildning

Idag kan fler medarbetare delta i utbildning. Genom att ompaketera fysiska och lärarledda utbildningar till effektiva e-learnings kan medarbetarna delta oberoende av tid och plats. Formatet möjliggör även att korta ner innehållet och göra kurser mer koncisa. Istället för att avsätta flera timmar kan nu medarbetare lära sig något nytt på några få minuter.

Fysiska träffar används mer effektivt

Förr användes fysiska träffar såsom fredagsfrukostar och kompetensdelningsforum till att avhandla enklare frågor och ämnen. Idag finns den typen av grundläggande information tillgängligt i form av självstudier i Learnster. Medarbetarna kan nu istället nyttja tillfällena till att djupdyka i ämnen eller fokusera på mer komplexa frågeställningar.

Mindre admin skapar fler värdeskapande initiativ

Tack vare automatiserade processer avsätts idag betydligt mindre tid till admin. Innan Learnster krävdes en dedikerad deltidstjänst, en Learning & Development Coordinator, för admin. Idag kan denna roll avsätta hälften av tiden åt att istället vidareutveckla utbildningsprogrammen.

Utbildare behöver inte längre förbereda eller administrera återkommande utbildningar. Många lärarledda utbildningar har dessutom ompaketerats till effektiva e-learnings. Det har frigjort tid till att utveckla och bredda utbildningserbjudandet. Nya kurser tillkommer löpande för att passa fler roller och senioritetsnivåer.

Utbildningar får högre betyg

Utbildningar får idag högre betyg från medarbetarna. Detta är resultatet av ett enhetligt, proffsigt och strukturerat utbildningserbjudande. Här har den interna utbildningsakademin spelat en central roll. Bättre rutiner för utvärdering och feedback gör att Ants bättre kan möta medarbetarnas behov och intressen. Vidare bidrar ämnesexperterna till att säkerställa hög kvalitet genom att bidra med spetskompetens och att identifiera eventuella brister.

Ökad tillgänglighet skapar fler egna utbildningsinitiativ

Idag kan medarbetarna enkelt söka upp utbildningar baserat på sina intresseområden. Det innebär fler egna initiativ kopplat till kompetensutveckling. Möjligheten att äga sin egen utveckling stärker självledarskapet. Variationen av utbildningsformat gör dessutom att varje medarbetare tillåts lära sig på sitt sätt, i sin egen takt.

Ett breddat utbildningserbjudande skapar bättre möjligheter för anpassade lärresor

Genom att avsätta mindre tid till admin kan Ants Learning & Development-team istället fokusera på vidareutveckling och optimering av utbildning. Fler ämnes- och rollspecifika utbildningar gör att fler medarbetare kan kompetensutvecklas, inom fler ämnen. Det skapar bättre möjligheter för individuellt anpassade lärresor.

En samlingsplats för allt lärande - medarbetare hittar rätt på en gång

Idag hänvisas alla medarbetare endast till Learnster. I plattformen finns alla utbildningar och stöddokument samlade på en central plats. Den förbättrade strukturen gör att medarbetare hittar rätt på en gång. Utbildare får färre frågor om var kurser och dokument finns.

Mer vardagligt lärande och fler peer-to-peer-rekommendationer

Förbättrad struktur och tillgänglighet uppmuntrar till lärande i vardagen. Interna lärresurser används i större utsträckning och kommer till nytta där de ska. Nu är det enkelt att uppsöka information, istället för att vara beroende av andra i sin närhet.

Ants upplever dessutom att medarbetarna blivit bättre på att tipsa varandra om artiklar eller lärresurser i Learnster.

Ants är en attraktiv arbetsplats - medarbetare stannar längre

Möjligheten att kompetensutvecklas och att själv få bidra till utbildning boostar engagemanget hos medarbetarna. Motivationen att växa på arbetsplatsen gör att fler medarbetare stannar längre.

Bättre struktur och hållbara rutiner för ämnesexperter

Tydliga mallar och instruktioner skapar bättre rutiner bland utbildare och ämnesexperter. Idag finns en tydlighet och samförståelse kring processer och ansvarsområden. Genom den interna akademin kan alla på ett enkelt och överskådligt sätt se vilka kurser som finns och vilka som saknas. Alla har koll på vad de ska göra och undviker på så sätt dubbelarbete.