PE Accounting - en organisation med lärande i sitt DNA
PE Accounting är ett SaaS-bolag som erbjuder affärssystem med tillhörande tjänsteleverans. Målet är att ge entreprenörer, företagsledare och ekonomichefer full kontroll på ekonomin. Detta genom realtidsuppdaterat, automatiserat och lättbegripligt beslutsunderlag. Bolaget befinner sig i en stark tillväxtperiod och har siktet inställt på att bli ett miljardbolag. Nyligen firade PE Accounting 10 år och tilldelades för sjätte året i rad den prestigefulla utmärkelsen DI Gasell.
Att vara en lärande organisation är en del av PE Accountings DNA. Bolaget är beroende av nyfikna, innovativa medarbetare med ett growth mindset och ett aktivt driv att inhämta ny kunskap. Det är en förutsättning för att fortsätta växa och utvecklas med bibehållen kvalitet.
Värdegrunden bygger på ansvar, glädje, nyfikenhet och prestigelöshet. Den pedagogiska grundsynen tar samma avstamp och bygger på tron på individens vilja att utvecklas och driva sitt eget lärande. Ambitionen är att alla medarbetare ska vara på en tydlig och relevant lärresa med rätt kompetens för sin roll. Utifrån ett strategiskt affärsperspektiv syftar lärandet till att utveckla kapaciteten att möta de ambitiösa affärsmålen.
Mikaela arbetar med att kartlägga, möta och följa upp PE Accountings interna kompetensbehov. Hon är ansvarig för den interna utbildningsakademin PE Academy. Som superuser i Learnsters LMS bygger hon onlineutbildningar, compliancekurser samt ser över och bygger introduktionskurser för nyanställda. Hon ansvarar även för att boka in och administrera kursutbudet.
Utmaning
Hög rekryteringstakt i ett föränderligt klimat
Som ungt och snabbt växande bolag anställer PE Accounting medarbetare löpande. Många är nyexaminerade och börjar sitt första “riktiga jobb”. Målet är därför en snabb uppstartsperiod genom en aktuell och relevant onboarding kopplad till yrkesroll och affärsområde. Alla medarbetare ska känna sig välkomna, väl informerade och ges tydliga förväntningar.
En hög rekryteringstakt gör det dock svårt att ge nyanställda samma förutsättningar. Detta framförallt vid lärarledda utbildningsmoment där startdatum och utbildningstillfällen är svårtajmade. I och med detta växte behovet av ett hybridkoncept fram, där e-kurser kunde erbjudas som komplement till lärarledda kurser.
Parallellt sker löpande förändringar inom verksamheten. Innehållet och aktiviteterna i onboardingprocessen måste därför vara relevanta, korrekta och reflektera verksamhetsbehoven. Om innehållet och aktiviteterna inte längre skapar värde, eller om informationen är daterad, måste de snabbt bytas ut.
Pandemin och hemarbete gör det även svårt att bygga relationer och skapa förståelse för organisationens olika team.
"Vi anställer löpande nya medarbetare. Det gör det svårt att skapa samma förutsättningar för alla, framförallt vid lärarledda utbildningsmoment. Då är det viktigt att kunna skapa ett hybridkoncept som även innehåller e-kurser. I synnerhet i de fall där medarbetaren måste invänta ett schemalagt utbildningstillfälle."
- Mikaela Ljunggren, Learning & Development Specialist, PE Accounting
Höga kompetensmål
Att uppnå snabb tillväxt i ett dynamiskt affärsklimat ställer höga krav på företagets kompetens. PE Accountings strategi för kompetensutveckling bygger därför på en kompetenssäkring av både individen och organisationen. Alla medarbetare ska ha en hållbar relation till sina arbetsuppgifter. Med begränsade resurser är det dock svårt att möta alla individuella behov.
Det sker en löpande dialog mellan PE Accountings People-avdelning och avdelningscheferna. Primärt kring hur individuella och organisatoriska behov ska tillgodoses. Målet är att möjliggöra kunskapsdelning, reflektion och stöttning/mentorskap. Dels på teamnivå, dels på bolagsnivå.
Lösning
En individanpassad onboarding - med mindre handpåläggning
Tiden mellan kontraktsskrivning och startdag är en viktig period att bygga engagemang. För att säkerställa en positiv start för varje ny medarbetare använder PE Accounting idag Learnsters LMS för preboarding av nyanställda. Syftet är att välkomna och förbereda medarbetaren med en digital introduktion som ger en tydligare bild av bolaget, kulturen och vad de kan förvänta sig på sin startdag. Kontakt med närmsta chef sker självklart också under perioden för att stämma av och säkerställa att informationen mottagits.
Processen följs därefter upp med onboarding på arbetsplatsen. På startdagen hälsas den nyanställda välkommen av teamet. Därefter tilldelas den nya medarbetaren en buddy, med uppdrag att stötta och coacha under onboardingveckorna. En digital bolagspresentation sker även tidigt i onboardingprocessen.
Genom Learnsters plattform får medarbetaren även tillgång till rollspecifika, relevanta kurser under den första tiden. Med hjälp av Learnsters regler för automation distribueras compliancekurser automatiskt med förbestämda tidsintervaller. Under resans gång ges medarbetaren möjlighet att ge feedback på upplevelsen och kursinnehållet, direkt i plattformen.
People-teamet och närmaste chef ges möjlighet att följa upp på individuella framsteg, resultat och feedback direkt Learnster. Det hjälper till att säkerställa att nödvändig information har nått fram och att obligatoriska kurser slutförts.
"Learnsters LMS har inte bara hjälpt oss digitalisera information. Vi kan även automatisera distributionen. På så sätt kan vi säkerställa att nyanställda får nödvändig information vid behov och att de inte är personberoende. Learnsters support-team är lyhörda och det är väldigt spännande att se att många av våra önskemål nu blivit verklighet i plattformen"
- Mikaela Ljunggren, Learning & Development Specialist, PE Accounting
En intern akademi som möjliggör lärande on-demand
Att regelbunden kompetensutveckling och motivation går hand i hand är ett välkänt faktum för PE Accounting. Båda är en förutsättning för att attrahera, utveckla och behålla talanger. Insikten la grunden till PE Academy - en intern kunskapsakademi bestående av såväl obligatoriska som frivilliga kurser. Learnsters plattform har gett arbetet med PE Academy ett ordentligt lyft. Katalogfunktionen har hjälpt till att synliggöra kursutbudet och göra det mer lättillgängligt. Medarbetaren kan nu söka kunskap på eget initiativ, när det passar dem och från valfri enhet. Även administrationen har minskat tack vare de olika automatiseringsfunktionerna.
Inför varje utbildningstillfälle ges medarbetaren möjlighet att reflektera kring sina egna mål, förväntningar och frågeställningar. Informationen delas därefter anonymt med kursledare. Syftet är att anpassa utbildningen utifrån deltagarnas verklighet och konkreta behov. Detta är ett effektivt sätt att skapa engagemang och uppmuntra till reflektion. På så sätt kan medarbetaren ta större ansvar för sin egen lärresa.
Ambitionen framåt är att utöka katalogen och erbjuda fler utbildningar on-demand. Kursinnehållet baseras på intern behovsanalys och kompetenskartläggning. Målet är att fylla igen kunskapsgap, stärka medarbetaren samt att uppnå bolagets affärsmål.
Resultat
En lyckad onboarding som får medarbetare att stanna längre
Idag får onboarding-upplevelsen en högre skattning av nya medarbetare än tidigare. Med hjälp av digitala introduktionskurser skapar sig medarbetaren snabbare en förståelse för uppdraget, rollen, bolagets värdegrund och kultur. Det medför en ökad känsla av trygghet och en ökad produktivitet i rollen. Nu stämmer verkligheten bättre överens med förväntningarna, vilket skapar ett ökat förtroende för PE Accounting som arbetsgivare.
Tidigare ansvarade närmaste chef för att tillhandahålla praktisk information under onboardingen. Med hjälp av Learnsters taggregler har delar av denna process automatiserats.
Till följd av en förbättrad introduktion av nyanställda och bättre uppstyrda interna processer har sjukskrivningstalen minskat. Dessutom har färre medarbetare sagt upp sig under sitt första år på arbetsplatsen. Detta sparar resurser i form av tid och pengar.
Högre kunskapsnivåer och ökad motivation genom PE Academy
Genom att erbjuda varierade lärupplevelser ökar möjligheterna för information att förädlas till kunskap. Exempel på detta är digitala mikrokurser, lärarledda heldagskurser eller en mix av båda. Som komplement finns även kunskapstester, hemläxor och repetitionsuppgifter att slutföra på eget initiativ.
Möjligheten att påverka kursinnehållet utifrån individuella behov och intressen har dessutom bidragit till större engagemang. Det har resulterat i en högre rating av utbildningarna i PE Academy.
- "Sedan vi började arbeta med Learnster så har våra medarbetare kunnat bli mer aktiva och drivande i sin egen utvecklingsresa. Vi har sett en ökad nyfikenhet och engagemang för att utveckla kunskaper och färdigheter samt en effektivisering i att kunna fånga upp och pinpointa individuella behov."
- Mikaela Ljunggren, Learning & Development Specialist, PE Accounting
Intern rörlighet - på ett mer strukturerat sätt
PE Accounting kan idag förse sina medarbetare med de verktyg och den kunskap som krävs för att arbetet ska kunna utföras på ett hållbart sätt. Genom PE Academy ges medarbetare goda möjligheter för framtida utveckling inom företaget. Övergången mellan vissa utvalda arbetsroller har nu förenklats med hjälp av onboarding i Learnster. Nu kan PE Accounting driva intern rörlighet (internal mobility) på ett mer strukturerat och smidigt sätt.
Mindre administration - fler möjligheter för uppföljning
Mängden administration har minskat drastiskt. I synnerhet kopplat till kursanmälningar, kalenderinbjudningar, utvärderingar och signerade kursdiplom. Learnsters smarta automatiseringsfuntioner har hjälpt att automatisera och förenkla arbetsflöden.
Avdelningschefer har fått bättre insyn i sina medarbetares lärresa och kan i och med det bistå med bättre coaching. Nu är det enklare att följa upp resultat och framsteg, samt att samla in feedback från kursdeltagare. Det har hjälpt till att synliggöra behov och kunskapsgap hos individer, vilket tidigare inte har kunnat fångas upp lika lätt. På organisatorisk nivå bidrar det till en tydligare kravställning.
Om PE Accounting
PE Accounting har som vision att ta redovisningen från ett nödvändigt ont till en automatiserad lösning för ekonomisk styrning och uppföljning. Med 140 experter, över 850 nöjda kunder och 20 000 aktiva användare fortsätter de att växa och förändra sättet världen ser på bokföring och ekonomi.
