Preboarding: 5 misstag att undvika - i syfte att behålla dina medarbetare

Din medarbetares anställningsresa börjar veckor innan det officiella startdatumet. Ofta redan vid kontraktsskrivning. Tiden fram tills att din nya stjärna kliver in på arbetsplatsen kallas ofta för preboarding. Genom att maxa denna period ökar du dina chanser att behålla din nyrekryterade medarbetare.

Din drömkandidat har äntligen signerat kontraktet. Månader av intensivt letande och intervjuande är över och du kan äntligen pusta ut. Eller? Tvärtom så har arbetet bara börjat. I den här artikeln beskriver vi vikten av en väl genomförd preboarding och listar 5 misstag som du bör sträva efter att undvika.

Vad är preboarding?

Tiden mellan signerat kontrakt och första dagen på arbetsplatsen brukar kallas för preboarding. Syftet med preboardingen är att ge din nya medarbetare en grundläggande förståelse för företaget, kulturen och den första tiden på arbetsplatsen. Det är ett utmärkt tillfälle för dig som arbetsgivare att lära känna din nya medarbetare, samt att bygga upp engagemanget inför den första arbetsdagen. För de flesta är det både roligt och spännande att påbörja ett nytt kapitel i karriären. Med hjälp av en väl genomförd preboarding kan du ta tillvara på dessa positiva känslor och bygga momentum inför dag 1. 

‍

Vilka är fördelarna med preboarding?

En framgångsrik preboarding innebär effektivisering, både i form av tid och resurser. Nedan följer några exempel.
‍

En framgångsrik preboarding förbättrar och effektiviserar onboardingen

En framgångsrik preboarding kan ses som en språngbräda till onboardingen. Det ger din nya medarbetare förståelse för rollen, företaget och kulturen redan tidigt i processen. Genom att bygga upp grundläggande kunskaper redan innan första arbetsdagen snabbar du på onboarding-processen och hela uppstartsperioden. 
‍

En tydlig preboarding sätter rätt förväntningar och minskar risken för “rookie turnover”

Preboarding hjälper dig att sätta rätt förväntningar redan från start. En tydlig och regelbunden dialog genom hela processen hjälper dig och din nya medarbetare att hamna på samma våglängd. Genom en ömsesidig förståelse för rollen och uppdraget minskas risken för “rookie turnover”. Med andra ord, att din nya medarbetare säger upp sig inom första året. 
‍

Preboarding håller engagemanget uppe hos dina mest lovande kandidater

Genom att börja bygga engagemang tidigt minskar du risken att förlora dina mest lovande kandidater till konkurrenterna. Jobbsökande personer är ju som bekant ofta i flera  anställningsprocesser parallellt. Under kandidatens uppsägningsperiod kan andra jobberbjudanden dyka upp, vilket kan få din kandidat att jämföra och börja tvivla. En effektiv och personligt anpassad preboarding bygger engagemang, vilket hjälper dig att behålla kandidaterna i processen. 

Vanliga misstag inom preboarding

‍

Preboarding-misstag #1: Brist på struktur skapar en “ketchupeffekt”

Se till att ha strukturen på plats. Utan ett tydligt ramverk faller viktig information och uppgifter lätt mellan stolarna. Att ta igen för det vid senare tillfälle brukar inte heller vara en bra idé då det ger upphov till en ketchupeffekt. Då i form av att din nya medarbetare blir överöst  med information och uppgifter inför dag 1.

Genom automatiserade arbetsflöden säkerställer du att information och uppgifter distribueras på att tidsenligt och organiserat sätt. Din nya stjärna bör ges nog med tid för att slutföra och smälta varje uppgift. Learnsters regler för automation hjälper dig att skapa automatiserade och strukturerade lärresor, och minskar även behovet av manuell administration. 
‍

Preboarding-misstag #2: Sporadisk kommunikation får kandidater att börja tvivla

Att börja ett nytt jobb är ofta förenat med spänning och förväntan. Trots det kan din kandidat fortsatt vara öppen för andra jobberbjudanden under uppsägningstiden. Frestelsen kan vara stor att jämföra erbjudanden från olika företag. Undvik därför långa perioder utan kommunikation, då detta kan få din kandidat att börja tvivla eller ändra riktning. För att hålla engagemanget uppe behöver du ta tillvara på de positiva känslorna och se till att bygga momentum redan tidigt i processen.

Med hjälp av Learnsters integration med rekryteringsplattformen Teamtailor bygger du enkelt engagemang genom några få klick. Lägg till en Learnster Experience till utvalda steg i din rekryteringsprocess i Teamtailor. Introducera kandidaten till ditt företag redan vid anställningserbjudandet. Koppla på en professionell preboarding direkt efter kontraktsskrivning. Följ därefter upp med onboarding i Learnster genom de första, avgörande veckorna. Din Learnster Experience triggas automatiskt allteftersom din kandidat tar sig vidare genom rekryteringsprocessens olika steg. Läs mer om Learnsters integration med Teamtailor.  
‍

Preboarding-misstag #3: Opersonligt innehåll tar död på motivationen

Inget är värre än att börja på en ny arbetsplats och känna sig som ytterligare en kugge i ett redan befintligt maskineri. Det är därför viktigt att din nya medarbetare känner sig speciell och välkommen inför sin första dag. Medarbetare som känner sig sedda och uppskattade gör ofta ett bättre jobb.

Säg adjö till generisk kommunikation och gör istället preboarding-processen personligt anpassad. Learnsters regler för automation skapar relevanta lärresor baserade på exempelvis arbetsroll, team och plats. Videohälsningar från avdelningschefer och kollegor i teamet är ett trevligt tillskott som skapar motivation och engagemang. Kombinera videos och bilder från arbetsplatsen med lättsmält information i Learnsters användarvänliga skaparverktyg med drag-n-drop-funktion.
‍

Preboarding-misstag #4: Enkelriktad kommunikation ger upphov till förvirring

Att endast pusha ut information gör preboardingen enkelriktad, utan möjlighet för reflektion och dialog. Det kommer sannolikt skapa mer förvirring än klarhet. Sikta därför på att göra din onboarding-process interaktiv med möjlighet att ställa frågor och ge feedback. 

I Learnster kan du kombinera kurser och information med feedback-funktioner och formulär. Målet är att reda ut eventuella frågetecken så tidigt som möjligt. Du väljer själv om du vill samla feedback efter enskilda kursmoment eller efter avklarad utbildning.
‍

Preboarding-misstag #5: Fel format orsakar överbelastning

För att snabba på preboarding- och onboarding-processen kan det kännas lockande att skicka ut all information så tidigt som möjligt till din nya medarbetare. Det kan dock lätt upplevas som överväldigande. Dela istället upp informationen i mindre delar, och skicka ut den vid fler tillfällen.

En optimal preboarding är koncis och relevant. Viktig information och text-tunga dokument kan med fördel göras om till kortare videos eller till fler, kortare textblock. Med hjälp av Learnsters användarvänliga författarverktyg kan du enkelt kombinera olika format och skapa en lättsmält lärupplevelse. 
‍

Välj ett LMS som är utvecklat för preboarding

Välj ett LMS som är utvecklat med fokus på preboarding. Underskatta inte behovet av automatisering, samt möjligheten att skapa minnesvärda upplevelser för dina nya medarbetare.

‍

Nästa steg: Minska stressen bland nyanställda genom lyckad onboarding